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Nutzen Sie Coaching für mehr Selbstorganisation

In einem mittelständischen Bauunternehmen hatte ich die Aufgabe, etwa hundert Bauleiter in Fragen des Selbst-, Zeit- und Zielmanagements zu schulen. Am Ende der jeweils zweitägigen Veranstaltung hatte ich angeboten, bei der Umsetzung in den Berufsalltag behilflich zu sein: „Einzelcoaching am Arbeitsplatz“ wurde das genannt.

Den Gesichtsausdruck meines ersten „Patienten“ am Ende des Coaching werde ich nie vergessen. Wir hatten in einer gemeinsamen Aktion seinen Schreibtisch aufgeräumt, die ungeklärten Fälle überwiegend entschieden, etliche Telefonate geführt, Aufgaben delegiert und vieles einfach weggeworfen. Wenigstens zwanzig Mal musste der Mülleimer geleert werden. Aber dann war es geschafft: Der Schreibtisch war wieder frei! Im Laufe der folgenden Wochen kamen tatsächlich alle Bauleiter und wollten ebenfalls Einzelcoaching am Arbeitsplatz.

Inhaltlich wurde kaum Neues besprochen. Das Geheimnis lag im konsequenten Umsetzen der Seminarinhalte. Viele Seminarteilnehmer haben nämlich erhebliche Umsetzungsprobleme. Sie finden keinen Einstieg. Das liegt oft an den überhäuften Schreibtischen, an der Menge der Aufgaben, die vor sich her geschoben werden oder an der fehlenden Selbstdisziplin beim Erledigen der Aufgaben. Die fehlende Schriftlichkeit in der persönlichen Planung verhindert Übersicht und damit fehlt auch die Voraussetzung, Prioritäten neu zu setzen.

Der Aufschrei der Seminarteilnehmer bei neuen Erkenntnissen heißt eigentlich: „Wie fange ich an?“ Diese Frage kann der Seminarteilnehmer einer klassischen Weiterbildung oft nicht beantworten. Hinzu kommt, dass allgemeine Lösungen dem Einzelnen nicht immer weiterhelfen. Einzelcoaching ermöglicht individuelle Lösungsansätze, die auch sofort umgesetzt werden.

Ein weiterer Vorteil ist, dass der Coach mit dem Klienten direkt am Arbeitsplatz üben kann. Der Coach stärkt durch seine Anwesenheit die Selbstdisziplin. In der Startphase ist das eine Hilfe. Auf die Dauer muss der Klient allerdings alleine mit dem Problem fertig werden.

So könnte der Ablauf eines eintägigen „Expertencoaching“ zum Thema Selbst-, Zeit- und Zielmanagement aussehen:

Einstieg: Beschreibung des Selbstverständnisses des Klienten. In einem Gespräch werden die wichtigsten Aufgaben und aktuellen Probleme analysiert. Dann wird mithilfe eines Tests das Zeitverhalten untersucht (das Time-Mastery-Profil oder das DISG Persönlichkeitsprofil light – erhältlich über www.DISG.de – eignen sich hervorragend hierfür). Es folgt die Auswertung der Ergebnisse durch den Coach. Als Hauptmängel stellen sich immer wieder heraus: Unklare Ziele, mangelnde Aufgaben- und Tagesplanung, geringes Selbstbewusstsein im Durchsetzen der eigenen Interessen sowie fehlende Entscheidungsfreude. Jetzt werden die persönlichen Ziele – nach Lebensrollen und Vitalbereichen getrennt – ausgearbeitet und mit eventuell vorhandenen Zielvereinbarungen abgeglichen. Der Klient muss sich nun für ein Planungssystem entscheiden (beispielsweise Outlook, Lotus Notes, PDA oder ein Zeitplanbuch). Der Coach gibt eine kurze Einweisung in die Termin- und Aufgabenerfassung. Die unerledigten Vorgänge werden mithilfe des Coach abgearbeitet: Erledigen, Wegwerfen, Erfassen und Terminieren. In einem halben Tag können bis zu 250 Vorgänge auf dem Schreibtisch bearbeitet werden. Erfahrungsgemäß können nur acht bis zwölf nicht sofort erledigt werden. Der wichtigste Grundsatz lautet dabei: „Jedes Blatt/E-Mail nur einmal in die Hand nehmen!“ Das müssen Sie einüben und lernen.
Zwei weitere Problembereiche sind regelmäßig anzutreffen. Zum einen das E-Mail-Posteingangsfach, in dem oft über tausend Mails mehr oder weniger unerledigt liegen. Leeren Sie das Fach konsequent. Zum anderen ist es die Wiedervorlage von Papier. Hier bewährt sich das Mappei-System mit den Stehsammelordnern als einfaches und übersichtliches Verfahren.
Der Coach gibt Anregungen, wie die Papier- und E-Mail-Flut beherrscht werden kann. Investieren Sie in die Ordnung Ihrer Papiere. Das amortisiert sich nach wenigen Tagen!

Merke: Nutzen Sie Coaching am Arbeitsplatz für individuelles Üben von neuen Gewohnheiten!


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